Rahoitusta Co-Innovation-yhteishankkeeseen voi hakea jatkuvasti.
Rahoitushakemuksen tekeminen ja lähettäminen
Rahoitushakemukset tehdään Business Finlandin asiointipalvelussa. Koordinaattori käyttää Co-Innovation päähakemus -lomaketta ja kaikki rahoitusta hakevat osallistujat käyttävät Co-Innovation osallistujahakemus -lomaketta. Lue myös ohje hakemusten täyttämiseen.
1) Koordinaattori tekee päähakemuksen
Yhteishankkeen tekeminen alkaa Co-Innovation-kokonaisuuden kuvaavalla päähakemuksella, jonka tekee kokonaisuuden yhteen kerännyt organisaatio eli koordinaattori. Koordinaattori ilmoittaa hakemuksessa osallistujien määrän sekä antaa määräajan osallistujahakemusten täyttämiselle. Lisäksi koordinaattori ilmoittaa osallistujille yhteishanketunnuksen, jonka avulla yhteiseen kokonaisuuteen liitytään. Koordinaattori pystyy seuraamaan päähakemuksessa osallistujien hakemusten valmiustilaa.
Jos koordinaattori hakee rahoitusta omaan tutkimus- tai t&k-projektiinsa, tulee myös sen täyttää osallistujahakemus. Koordinointia itsessään ei rahoiteta t&k-projektina. Osallistujat jakavat koordinoinnin kustannuksen keskenään, jos osallistujien oman projektijohdon lisäksi yhteishankkeeseen halutaan esim. ulkopuolinen koordinaattori tai muita yhteisesti hyödynnettäviä palveluita. Koordinointikulut voi sisällyttää ostopalveluna osallistujien omiin projekteihin.
Yhteinen hankesuunnitelma (ks. liite 1) liitetään Co-Innovation-päähakemukseen.
2) Yhteishankkeen osallistujat tekevät omat hakemuksensa
Jokainen yhteishankkeessa omaan osaprojektiin rahoitusta hakeva osallistuja tekee oman osallistujahakemuksensa ja liittää siihen koordinaattorilta saamansa yhteishanketunnuksen. Tällöin osallistujat liittyvät yhteishankekokonaisuuteen ja osallistujahakemuksen tekijä näkee hakemuksen tekemisen määräajan.
Yritykset tekevät myös oman tarkentavan projektisuunnitelmansa hakemuksensa liitteeksi.
Tutkimusosapuolten suunnitelmat kuvataan yleensä vain osana yhteistä hankesuunnitelmaa.
Yhteishankkeen osallistujat eivät näe toistensa rahoitushakemusten sisältöä eivätkä myöskään rahoituspäätöksiä.
In-kind-panoksilla (esim. tutkimusrahoitus) yhteishankkeeseen osallistuvat yritykset ja muut organisaatiot lähettävät osallistumisilmoituksensa erillisellä liitteellä eivätkä täytä omaa rahoitushakemusta (ks. liite 3). Lomakkeet liitetään sen organisaation, esim. tutkimuslaitoksen hakemukseen, johon ne liittyvät. Rahoitusta hakevien osapuolien rahoitushakemukset toimivat osallistumisilmoituksina. Rahoitusta hakevien osapuolien ei siis tarvitse tehdä muuta osallistumisilmoitusta.
3) Koordinaattori lähettää hakemuskokonaisuuden Business Finlandiin
Koordinaattori voi lähettää hakemuskokonaisuuden Business Finlandiin joko heti määräajan täyttymisen jälkeen tai silloin kun kaikki osallistujahakemukset ovat valmiita. Kokonaisuuteen kuuluvat hakemukset siirtyvät tuolloin yhtä aikaa Business Finlandiin käsiteltäviksi. Kulujen osoittaminen kokonaisuuteen liitettyihin yritysten ja tutkimuslaitosten projekteihin voi alkaa aikaisintaan siitä lähtien kun koordinaattori on lähettänyt hakemuskokonaisuuden Business Finlandiin ja Business Finlandilla on käytettävissään kaikki projektin arviointiin tarvittava tieto. Päähakemusta ei saa lähettää Business Finlandille, jos siihen ei ole kytketty osallistujahakemuksia.
Ensimmäisen lähetyskerran jälkeen sekä päähakemusta että osallistujahakemuksia on mahdollista täydentää pyynnöstä ja osallistujahakemuksiin on mahdollista liittää myös dokumentteja. Business Finland voi pyytää täydennyksiä hakemuksiin. Täydennyspyynnöstä tulee hakemuksen vastuuhenkilölle sähköposti-ilmoitus ja täydennyspyynnön sisältö näkyy hakemuksen jokaisella sivulla. Täydennys tehdään hakemuslomakkeella, joka lopuksi lähetetään uudestaan Business Finlandiin.
Co-Innovation-kokonaisuuteen voi liittyä uusia osallistujia hakemuskokonaisuuden ensimmäisen lähetyskerran jälkeen hakemusten käsittelyvaiheessa. Luvan jälkiliittymiseen antaa projektin pääkäsittelijä, rahoitusasiantuntija Business Finlandissa. Jälkiliittymiseen käytetään Co-Innovation-osallistujahakemusta. Yhteishanketunnusta on käytettävä myös jälkiliittymisen yhteydessä.
Asiointipalveluun
Yhteinen hankesuunnitelma
Yhteishankkeella on oltava yhteinen hankesuunnitelma, jossa kokonaisuus on kuvattu.
- Kuvatkaa hankesuunnitelma tiivistetysti myös yhteishankkeenne päähakemuksessa. Päähakemukseen ei voi liittää liitteitä.
- Yhteishankkeen päähakemusta ei voi korvata pelkällä yhteisellä hankesuunnitelmalla.
- Laajempi yhteinen hankesuunnitelma liitetään dokumenttina koordinaattorin osallistujahakemuksen liitteeksi.
- Yhteisen hankesuunnitelmanne pituus voi olla korkeintaan 20 sivua. Tämän lisäksi yrityksillä on omat tarkentavat projektisuunnitelmat. Tutkimuksen kuvauksen suositellaan olevan osa yhteistä hankesuunnitelmaa.
Kuvatkaa yhteisessä hankesuunnitelmassa konkreettinen toteutus ja resursointi:
- Mitä kansainvälisestikin tunnistettua merkittävää ongelmaa projektilla ratkaistaan? Mikä on sen taloudellinen ja yhteiskunnallinen merkitys? Mikä on Co-Innovation-yhteishankkeen tutkimuksen ja yritysprojektien rooli ongelman ratkaisemisessa?
- Mitkä ovat Co-Innovation-yhteishankkeen ja siinä tehtävän yhteistyön tavoitteet? Miten seuraatte ja mittaatte tavoitteisiin pääsyä (esim. mitä olette saavuttaneet onnistuneen hankkeen päättyessä ja millä KPI-mittareilla saavutuksia mitataan)?
- Miten Co-Innovation-yhteishanke edistää suomalaisten yritysten kansainvälisen liiketoiminnan kasvua ja uudistumista (laadullisesti ja euromääräisesti)?
- Ketkä toimijat ovat mukana yhteishankkeessa, millaista osaamista ne tuovat kokonaisuuteen ja mikä rooli niillä on? Ketkä hakevat Business Finlandin rahoitusta, ketkä ovat muutoin mukana hankkeessa (esim. in-kind-panostus tai julkista tutkimusta rahoittava yritys)? Lyhyt selvitys siitä, mitä eri osallistujat tuovat projektiin, mitä odottavat, ja millä budjetilla ja tavoitteilla ovat mukana.
- Mitä toimenpiteitä tehdään ja kuka tekee? Mitä on hankkeessa tehtävä tutkimustyö ja keitä yrityksiä se hyödyttää? Mitä konkreettista yhteistyötä hankkeessa tehdään? Toteutuksen kuvaus (työpaketit, kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee, mitä ovat syntyvät tuotokset ja tavoiteltavat tulokset), resurssit ja kustannukset (eri osapuolten oma työ, ostopalvelut).
- Millaista kansainvälistä yhteistyötä julkisessa tutkimuksessa ja yhteishankkeessa tehdään, miten se tukee projektin tavoitteiden saavuttamista?
- Miten yhteishankkeen tuloksia aktiivisesti levitetään ja hyödynnetään hankkeen aikana sekä sen jälkeen? Kuvaa toimenpiteet projektin tutkimustulosten levittämiseksi tiedekentässä (esim. työpajat, kongressiesitykset) sekä yrityksille (esim. seminaarit, artikkelit ja muut julkaisut). Sisällytä hyödyntämissuunnitelmaan myös julkaisusuunnitelma.
- Co-Innovation-yhteishankkeen ohjausryhmä
Yhteistyösopimukset
Yhteishankkeiden osapuolten kannattaa tehdä keskinäinen yhteistyösopimus, jossa sovitaan muun muassa
- yhteishankkeen hallinnoinnista
- tulosten omistus- ja käyttöoikeuksien jakamisesta
- tiedonvaihdon periaatteista
- suurten hankintojen jakamisesta yhteishankkeeseen osallistuvien kesken
- vastuista, jos jokin osallistuja joutuu vetäytymään hankkeesta.
Yhteistyösopimuksia ei lähetetä Business Finlandiin, ellei niitä erikseen pyydetä.
Sopimusmalleja
Sopimusmallit on tehty eräiden yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja tutkimuslaitosten yhteistyönä. Business Finland ei vastaa mallien sisällöstä, käytettävyydestä haluttuun tarkoitukseen tai niiden päivittämisestä, eikä ole sopimusosapuoli yhteistyösopimuksissa.
Yrityksen ilmoitus projektiin osallistumisesta
Yhteishankkeen koordinointi ja raportointi
Isojen yhteishankkeiden koordinointi on vaativa tehtävä ja yhteishankkeisiin osallistuvien on osoitettava hankkeen johtamiseen riittävä ja tarpeellinen työaika sekä osaaminen.
- Yhteishankkeen osallistujien tulee sopia keskenään, kuka hankkeen osallistujista koordinoi hankkeen valmistelua ja toteutusta. Hankekokonaisuuden koordinaattori edustaa yhteishanketta Business Finlandin suuntaan ja raportoi kokonaisuuden edistymisestä Business Finlandille (osana oman osaprojektinsa raporttia).
- Konsortio voi keskenään sopia, että koordinoinnista huolehtiva osallistuja laskuttaa muilta yhteishankkeen osallistujilta koordinoinnista aiheutuneita kustannuksia mm. sopimusneuvotteluihin liittyvien lakipalveluiden osalta (usein yliopisto). Kustannukset ovat hankkeen muiden rahoituksen saajien omissa projekteissa hyväksyttäviä kustannuksia. Yhteishanketta koordinoivan osallistujan tuottama palvelu on taloudellista toimintaa eikä osa koordinaattorin omaa projektia.
- Yhteishankkeen koordinointi ei kata organisaatiokohtaista sisäistä projektinhallintaa ja raportointia Business Finlandille. Rahoituspäätös on organisaatiokohtainen ja jokainen rahoituksen saaja vastaa rahoituspäätöksen kohteena olevan oman osaprojektinsa raportoinnista Business Finlandille. Hallinnon kustannukset sisältyvät osallistujan omassa projektissa yleiskustannuksiin
Yhteishankkeen osallistujat raportoivat sekä oman projektinsa että yhteistyön toteutumisesta pääsääntöisesti yhtä aikaa, rahoituspäätöksissä mainitun raportointiaikataulun mukaisesti. Samanaikainen raportointi helpottaa yhteishankkeen ja sen tavoitteiden seuraamista.
Hyväksyttävät kustannukset
Hyväksyttävät kustannukset julkisen tutkimuksen toteuttajan (esim. tutkimusorganisaatio) projektille
Kaikkien syntyvien kustannusten on liityttävä projektin toteuttamiseen. Hyväksymme kustannukset rahoituskeskuksen julkisen tutkimuksen rahoituksen yleisten ehtojen mukaisesti. Hyväksyttäviä kustannuksia voivat olla:
- rahapalkat
- välilliset kustannukset (yleiskustannukset ja henkilösivukulut)
- matkakustannukset
- aine- ja tarvikekustannukset
- tutkimuslaitteet (ks. tarkemmat tiedot rahoitusehdoista)
- ostetut palvelut, jotka ovat edellytyksenä projektin toteutukselle
Projektille ei hyväksytä:
- vastikkeettomia menoja esim. apurahat, lahjoitukset, palkinnot
- taloudellisen toiminnan kustannuksia (ml. edustuskulut)
- mainos- tai markkinointikustannuksia
Hyväksyttävät kustannukset yritysten t&k-projekteille
Projektin sisältö ja tavoitteet ratkaisevat, mitä kustannuksia projektille hyväksytään. Hyväksymme kustannukset Business Finlandin yritysten tutkimus- ja kehitysrahoituksen yleisten ehtojen mukaisesti. Hyväksymme kustannuksia aikaisintaan siitä päivästä lähtien, kun hakemus on lähetetty Business Finlandiin.
Tutkimus- ja kehitysprojekteissa hyväksyttäviä kustannuslajeja voivat olla:
- palkat
- henkilösivukustannukset
- yleiskustannukset
- matkakustannukset
- aine- ja tarvikekustannukset
- laiteostot
- laitepoistot ja -vuokrat
- ostetut palvelut.
Pilotointiprojektin kustannuksiin voi sisällyttää:
- materiaali- ja tarvikekustannukset
- kohteen suunnittelukustannukset
- tuotteistamispalvelut
- pilotoinnin aikaiset käyttökustannukset
- pilotti- tai demonstraatioprojektiin liittyvän tutkimus- ja kehitystyön kustannukset
- maa-alueiden, rakennusten sekä koneiden ja laitteiden osalta projektin aikaiset vuokrat tai poistot
Jos rahoituksen saaja saa projektin aikana tai välittömästi sen päättymisen jälkeen tuloja myymästään projektissa syntyneestä prototyypistä, esittelyhankkeesta tai koetuotannon tuloksista, sen on raportoitava niistä viipymättä, viimeistään loppuraportin yhteydessä Business Finlandille. Jos tulot ovat merkittäviä, voimme jättää kaupalliseen toimintaan kohdistuvat kustannukset hyväksymättä.
Lue myös nämä ohjeet